Microsoft SharePoint — це потужна платформа для управління документами та спільної роботи, яка дозволяє організаціям створювати сайти для зберігання, обміну та спільної роботи над інформацією. За допомогою SharePoint можна керувати документами, створювати списки, автоматизувати робочі процеси та багато іншого. Ця система дозволяє командам працювати більш ефективно, знижуючи час на пошук і обробку інформації.
Основні функції та як ними користуватися
- Створення та організація сайтів
- SharePoint дозволяє створювати різноманітні сайти для команд, проєктів чи департаментів.
- Щоб створити новий сайт, перейдіть до SharePoint Home і натисніть “Створити сайт”. Ви можете вибрати між двома типами сайтів:
- Сайт для команди: для спільної роботи з командами, обміну документами та іншою інформацією.
- Сайт для публікації: для публікацій новин та інших загальнодоступних ресурсів.
- Після створення сайту можна додавати документальні бібліотеки, списки, календарі та інші елементи для організації роботи.
- Завантаження та спільна робота з документами
- На сайті SharePoint можна створювати Бібліотеки документів для зберігання файлів.
- Для завантаження документів натисніть “Завантажити” або перетягніть файли в потрібну бібліотеку.
- Після завантаження ви та ваша команда можете працювати з документами, редагувати їх, додавати коментарі або змінювати версії файлів.
- В SharePoint є функція версійності, яка дозволяє відслідковувати зміни в документі та відновлювати попередні версії, якщо це необхідно.
- Спільні списки та завдання
- SharePoint також дозволяє створювати спільні списки для організації завдань, відстеження проєктів чи ведення списку контактів.
- Наприклад, можна створити список завдань для проєкту, де кожен учасник команди зможе оновлювати статус завдання, додавати терміни виконання та коментарі.
- Для створення списку натисніть “Додати список” на сайті SharePoint і виберіть тип списку, який вам підходить (наприклад, Завдання чи Контакти).
- Робота з календарями та подіями
- За допомогою календарів в SharePoint можна організовувати зустрічі та події для вашої команди. Календар інтегрується з іншими продуктами Microsoft, наприклад, Outlook.
- Щоб створити новий календар, перейдіть до сайту SharePoint, виберіть “Додати додаток” і знайдіть календар.
- У календарі ви можете додавати події, запрошувати учасників і встановлювати нагадування.
- Налаштування прав доступу
- Важливо правильно налаштувати доступ до сайту та документів. SharePoint дозволяє контролювати, хто має доступ до певної інформації.
- Щоб налаштувати доступ, перейдіть до налаштувань сайту і виберіть “Параметри доступу”. Тут ви можете створювати групи користувачів, надавати різні рівні доступу (читання, редагування, адміністрування) та налаштовувати політику безпеки.
Поради та підказки
- Створення шаблонів сайтів: Якщо ваша організація часто створює схожі проєкти або команди, можна створювати шаблони сайтів для швидкого запуску.
- Автоматизація процесів: Використовуйте Power Automate (інтегрований з SharePoint) для автоматизації робочих процесів, таких як автоматичне надсилання повідомлень при зміні документів або додаванні нових завдань.
- Пошук та фільтрація: SharePoint має потужну функцію пошуку, яка дозволяє швидко знайти потрібні документи, списки або сторінки за ключовими словами. Використовуйте фільтри для ще більш точного пошуку.
Приклад ефективного використання SharePoint
- Керування проєктами та командною роботою
- Створіть сайт для кожного проєкту. Додайте бібліотеки для зберігання документів, список завдань для відстеження прогресу, календар для планування зустрічей та спільний блог для обміну новинами.
- Використовуйте функцію версійності для документів, щоб відслідковувати зміни та уникати помилок.
- Організація корпоративного контенту
- Використовуйте сайт SharePoint для централізованого зберігання корпоративних політик, інструкцій та шаблонів документів. Налаштуйте доступ лише для співробітників, які мають потребу в цих матеріалах.
- Створіть інтерактивні сторінки для публікацій новин та оголошень, щоб тримати команду в курсі останніх подій.
Корисне відео
Якщо ви хочете дізнатися більше про те, як працювати з Microsoft SharePoint, перегляньте це відео: Як побудувати онлайн-освіту з нуля. Можливості SharePoint.
Висновок
Microsoft SharePoint — це потужна платформа для спільної роботи, яка дозволяє організаціям зберігати, організовувати та ефективно працювати з інформацією. Завдяки таким функціям, як керування документами, спільні списки, інтеграція з іншими продуктами Microsoft та налаштування прав доступу, SharePoint значно полегшує командну роботу. Якщо ви правильно налаштуєте платформу та будете використовувати її можливості на повну, ваша робота стане набагато організованішою та продуктивнішою.
